MinuteMinds · SSA101 · Nhóm 4
Buổi 04/ 07

Xác định ưu tiên & đặt mục tiêu

Ma trận Eisenhower · Pareto 80/20 · Mục tiêu SMART

60 phút Online · Discord
Mục lục (Agenda)

Nội dung buổi học

1Khởi động & nhìn lại0–5 phút 2Quan trọng hay khẩn cấp?5–15 phút 3Phân loại việc thật15–30 phút 4Giải thích lựa chọn30–40 phút 5Mục tiêu SMART40–55 phút 6Kiểm tra chéo & nhiệm vụ55–60 phút
Khởi động · 0–5'

Tuần qua bạn làm được mấy phiên tập trung?

0

Chưa kịp

1

2

3+

Ghi ra một hạn nộp hoặc mục tiêu bạn đang cần lo tuần này
Mục tiêu buổi học

Sau buổi này, bạn sẽ…

Phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp
Xếp việc thật vào Ma trận Eisenhower
Viết một mục tiêu SMART và bước đầu tiên
02
Phần 2 · 5–15 phút

Quan trọng hay khẩn cấp?

Hai tiêu chí khác nhau và bốn cách xử lý.

Quan trọng ≠ khẩn cấp
Ma trận Eisenhower
Pareto 80/20
✓Khởi động & nhìn lại
2Quan trọng hay khẩn cấp?
Tình huống

Tối nay bạn có 4 việc. Làm việc nào trước?

A
Bài nộp lúc 23:00 hôm nay
B
Bài kiểm tra tuần sau
C
Tin nhắn CLB không gấp
D
Video giải trí mới ra
Gõ thứ tự vào chat, ví dụ: A → B → C → D
Khái niệm

Quan trọng ≠ Khẩn cấp

Quan trọng

(Important)

Góp phần vào mục tiêu hoặc trách nhiệm của bạn

Khẩn cấp

(Urgent)

Hạn gần hoặc cần phản hồi sớm

Tin nhắn nhóm nhảy liên tục trông khẩn cấp, nhưng bài kiểm tra tuần sau mới là việc quan trọng cần lên lịch từ hôm nay.

Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix)
Khẩn cấp
Chưa khẩn cấp
Quan trọng
1

Làm ngay (Do)

Bài nộp tối nay, đăng ký môn sắp hết hạn

2

Lên lịch (Schedule)

Ôn thi tuần sau, tập thể dục, ngủ đủ

Chưa quan trọng
3

Trao đổi, nhờ (Delegate)

Tin nhắn nhảy liên tục, việc vặt người khác nhờ gấp

4

Giảm, bỏ (Delete)

Lướt mạng không mục đích, xem lại phim lần ba

Đáng chú ý

Ô số 2: quan trọng nhưng chưa gấp

Ôn bài sớm, tập thể dục, ngủ đủ, học kỹ năng mới…

Để quên ô 2 thì nó sẽ chuyển thành ô 1 , ví dụ: ôn thi dồn vào đêm trước.

2

Lên lịch

trước khi thành gấp

Nguyên lý 80/20 (Pareto Principle)

Một phần nhỏ việc tạo ra phần lớn kết quả

Công sức
20%80%
Kết quả
80%20%
Việc nào đóng góp nhiều nhất cho điểm môn này? (hiểu tiêu chí chấm, làm bài đều, ôn đúng trọng tâm…)
Là câu hỏi gợi ý, không phải tỷ lệ cố định
03
Phần 3 · 15–30 phút

Phân loại việc thật

Đặt 8–10 việc của tuần vào ma trận.

Viết 8–10 việc
Xếp vào 4 ô
Ghi hành động
✓Khởi động & nhìn lại
✓Quan trọng hay khẩn cấp?
3Phân loại việc thật

Phòng điều phối nhiệm vụ

Kéo thẻ vào ô phù hợp
Khẩn cấp
Chưa khẩn cấp
Quan trọng

1 · Làm ngay

2 · Lên lịch

Chưa quan trọng

3 · Trao đổi, nhờ

4 · Giảm, bỏ

Bài nộp 23h tối nay
Ôn bài kiểm tra tuần sau
Tin nhắn nhóm nhảy liên tục
Lướt mạng “5 phút”
Đăng ký môn (hạn sáng mai)
Tập thể dục
Bạn nhờ in tài liệu gấp
Xem lại phim lần ba
Cá nhân · 10 phút Hoạt động

Xếp việc thật của tuần vào ma trận

  • Viết 8–10 việc của tuần tới, kèm hạn nếu có
  • Hỏi: quan trọng với mục tiêu nào? Hạn có gần không?
  • Đặt vào một ô và ghi hành động tiếp theo
Phiếu Ma trận Eisenhower Không muốn dùng việc riêng? Dùng thẻ tình huống
04
Phần 4 · 30–40 phút

Giải thích lựa chọn

Làm theo cặp: vì sao việc này nằm ở ô đó?

Làm theo cặp
Đổi một điều kiện
Chốt hành động
✓Khởi động & nhìn lại
✓Quan trọng hay khẩn cấp?
✓Phân loại việc thật
4Giải thích lựa chọn
Theo cặp · 6 phút Giải thích lựa chọn

Chọn một việc. Bạn sẽ làm gì với nó?

Xử lý ngay

Hạn gần, trễ là có hậu quả

Lên lịch

Quan trọng, vẫn còn thời gian

Trao đổi, nhờ

Gấp, nhưng người khác làm được

Giảm, bỏ

Không giúp mục tiêu nào

Người nghe hỏi lại: “Vì sao không phải ô khác?”

Đổi một điều kiện

Hạn nộp sớm hơn thì thứ tự có đổi không?

Bài kiểm tra dời lên ngày mai
2

Lên lịch

Ôn bài kiểm tra (tuần sau)
1

Làm ngay

Ôn bài kiểm tra (ngày mai)

Ưu tiên thay đổi khi điều kiện thay đổi, nên cần xem lại mỗi ngày.

Danh sách việc (To-Do list)

Từ ma trận thành danh sách có thứ tự

#ViệcÔThời lượngLàm lúc
1Bài nộp 23hÔ 160'Hôm nay 19:00
2Ôn chương 2Ô 245'T3, T5 · 19:00
3Trả lời nhóm CLBÔ 310'Hôm nay 21:30

Mỗi việc có thời lượng và ngày giờ làm, không chỉ có tên việc.

05
Phần 5 · 40–55 phút

Mục tiêu SMART

Biến mong muốn chung thành mục tiêu đo được.

5 tiêu chí
Viết mục tiêu
2–3 bước đầu
✓Khởi động & nhìn lại
✓Quan trọng hay khẩn cấp?
✓Phân loại việc thật
✓Giải thích lựa chọn
5Mục tiêu SMART
Mục tiêu SMART “Học tốt hơn” cụ thể là sao?
SCụ thể(Specific)
MĐo được(Measurable)
AKhả thi(Achievable)
RPhù hợp(Relevant)
TCó thời hạn(Time-bound)

“Tuần này, mình ôn chương 2 môn X 3 phiên × 45 phút lúc 19h thứ 2-4-6, mỗi phiên làm 10 câu tự kiểm tra, để chuẩn bị cho bài kiểm tra Chủ nhật.”

Thêm một ví dụ
Chưa rõ

“Học tiếng Anh tốt hơn.”

SMART

“Từ thứ Hai đến thứ Sáu, học từ vựng 20 phút lúc 20:00 và ôn 15 từ bằng flashcard; cuối tuần tự kiểm tra đạt ít nhất 12/15 từ.”

Cá nhân · 12 phút Đến lượt bạn

Viết mục tiêu SMART và 2–3 bước đầu

Trong (thời gian), mình sẽ (làm gì) (bao nhiêu, bao lâu) vào (khi nào), để (vì sao). Mình biết đã xong khi (tiêu chí).

Thêm 2–3 bước đầu, mỗi bước có ngày giờ và đưa vào lịch

Góc AI AI để hỏi lại

Nhờ AI đặt câu hỏi, không nhờ AI viết hộ

Đây là mục tiêu của mình: [mục tiêu]. Đừng viết lại hộ. Hãy chỉ ra phần nào chưa SMART và hỏi mình 3 câu để mình tự sửa.

Luyện tư duy phản biện (Critical thinking): bạn vẫn là người quyết định

AI có thể trả lời sai (hallucination): kiểm tra lại thông tin quan trọng

Theo cặp · 3 phút Kiểm tra chéo · 55–58'

Đổi mục tiêu với bạn bên cạnh

  • Có đo được không?
  • Có hạn rõ không?
  • Có vừa sức với thời gian hiện có?
  • Bước đầu đã có ngày giờ chưa?
Tổng kết

3 điều cần nhớ

1

Quan trọng theo mục tiêu, khẩn cấp theo hạn: hai thứ khác nhau

2

Mỗi ô có một hành động; ô 2 cần lên lịch sớm

3

Mục tiêu SMART và bước đầu có ngày giờ

Phiếu thoát lớp (Exit ticket)

Trước khi rời phòng, gõ vào chat:


Một việc ô 2 mình sẽ lên lịch…

Việc đầu tiên mình làm cho mục tiêu SMART…
Trước Buổi 5 Nhiệm vụ về nhà

Phân loại ưu tiên và viết mục tiêu SMART

Trong 24 giờ
Hoàn thiện Ma trận Eisenhower cho các việc của tuần
Trong 48 giờ
Ít nhất 1 mục tiêu SMART và 2–3 hành động có ngày
Trước Buổi 5 · 12 giờ
Nộp mục tiêu và danh sách ưu tiên
Hoàn thành khi

danh sách đã phân loại và hành động đầu tiên đã có trong lịch.

Hẹn gặp ở Buổi 5!

Time-blocking & năng lượng

Mang theo lịch tuần (Buổi 2) và mở sẵn công cụ bạn định dùng.